Lựa chọn đơn vị cung cấp tổng đài ảo và 4 điều cần cân nhắc
Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang sử dụng tổng đài điện thoại ảo IP để cắt giảm chi phí và cũng như sử dụng được nhiều tiện ích khác thay vì mạng điện thoại truyền thống trước đây. Tuy nhiên, khi chuyển qua sử dụng dịch vụ điện thoại mới này, bạn cũng cần có sự cân nhắc kĩ trong quá trình lựa chọn đơn vị cung cấp tổng đài ảo. Bạn đã biết cách chưa? Dưới đây là một vài gợi ý không nên bỏ qua mà Thanh lý 247 đã tổng hợp.
Không nên đặt giá cả lên hàng đầu
Một trong những ưu điểm hàng đầu của tổng đài ảo là tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo, doanh nghiệp đừng quá chú trọng và vấn đề giá cả. Thật vậy, không phải giá cả, chất lượng dịch vụ mới là yếu tố các doanh nghiệp cần đặt lên hàng đầu.
Doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố như: đường dây, quy trình hoạt động, chức năng, thông số kỹ thuật, chất lượng các cuộc gọi nội bộ cũng như gọi cho khách hàng, hay âm lượng cuộc gọi,… phải đạt hiệu quả và chất lượng cao nhất.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên chú ý đến:
- Cách lắp đặt và khả năng mở rộng khi cần thiết có cao hay không
- Đơn vị cung cấp dịch vụ có phù hợp, có đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình hay không
- Hệ thống mạng có thể tích hợp được với những thiết bị nào, có bị hạn chế hệ điều hành nào hay không
- Cần đảm bảo chúng ta có thể sử dụng tổng đài ở bất cứ đâu, trên bất kì thiết bị nào mặc dù không có mặt ở công ty.
Chọn những đơn vị uy tín – chất lượng
Là một dịch vụ mới hình thành và phát triển ở Việt Nam trong một vài năm trở lại đây. Vì vậy, việc tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hiện nay là điều không dễ dàng gì.
Nhưng, hãy kiên nhẫn và lựa chọn một đơn vị có địa chỉ xác thực, có bằng chứng rõ ràng, đã và đang được nhiều người dùng tin tưởng sử dụng,… Điều này sẽ giúp bạn có thể bảo vệ nhũng quyền lợi chính đáng của mình, cũng như cách phòng tránh triệt để những rủi ro, những tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình lắp đặt và sử dụng.
Đơn vị đó có hỗ trợ người dùng các dịch vụ gì không?
Ngoài những tính năng chính của tổng đài, những dịch vụ hỗ trợ kèm theo như:
- Nâng cấp, bảo vệ hệ thống
- Bảo trì, hỗ trợ kĩ thuật
Cũng là những yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi lắp đặt tổng đài ảo hay tổng đài cũ giá rẻ.
Thông thường, dịch vụ bảo hành, sửa chữa khi có sự cố kỹ thuật đều sẽ được thực hiện miễn phí. Do đó, trước khi lắp đặt mạng, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu trước là mình có phải bỏ chi phí cho việc nâng cấp hay sữa chữa không hay bên phía nhà cung cấp sẽ thực hiện miễn phí. Hoặc khi có vấn đề xảy ra, phía hỗ trợ kỹ thuật có sẵn sàng hỗ trợ 24/7 không, liệu họ có chối bỏ trách nhiệm nếu hệ thống gặp sự cố không,…
Những vấn đề này tuy đơn giản, nhưng các doanh nghiệp cần phải hết sức lưu ý khi khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp để tránh gặp phải những rắc rối không cần thiết.
Nên chọn đơn vị có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, lâu năm và giàu kinh nghiệm
Một lưu ý cuối cùng cho các doanh nghiệp khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo, chính là nên ưu tiên những nơi có đội ngũ nhân lực chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao. Điều này sẽ giúp cho quá trình lắp đặt, chuyển đổi hệ thống,… trở nên nhanh chóng, suôn sẻ hơn.
Bên cạnh đó, trong trường hợp xảy ra sự cố, việc bảo trì hay sữa chữa cũng sẽ được tiến hành thuận tiện, dễ dàng hơn, tránh xảy ra tình trạng gián đoạn hệ thống thông tin doanh nghiệp.
Đặc biệt, vấn đề bảo mật thông tin là điều vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó, một đội ngũ nhân lực uy tín, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn bảo đảm được thông tin khách hàng trước những nguy cơ bị đánh cắp thông tin, hacker xâm nhập,… từ đó bảo đảm được thông tin cá nhân của doanh nghiệp.
>>>> Cùng tìm hiểu thêm những tính năng nổi bật của tổng đài ảo có thể bạn chưa biết!
Tóm lại, việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo là điều vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp khi bắt đầu chuyển sang mạng lưới này. Chúng không chỉ giúp hệ thống thông tin của doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả, chuyên nghiệp và thuận lợi hơn, mà còn có thể tránh được khỏi những rủi ro không cần thiết.
